Quem nunca se deparou com uma situação em que precisava de algo como uma ferramenta, ou uma peça, comprou e passado algum tempo, achou uma que tinha guardado? Ou então, precisou de um medicamento, e viu que o mesmo estava vencido? Ou ainda, seringas que não dosam corretamente, equipamentos desregulados, precisando de manutenção, vazamentos, compras desnecessárias, e muitas outras coisas. Estas situações são comuns em fazendas e empresas urbanas, e são o resultado de alguns comportamentos e atitudes de uma ou várias pessoas envolvidas, mas por outro lado, pode ser uma oportunidade para que um programa como o 5S seja implantado e apresente resultados.

O 5S é um programa de gestão de qualidade empresarial desenvolvido no Japão pós-guerra que visa aperfeiçoar aspectos como organização, limpeza e padronização. É uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na fazenda por meio da consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo. Atualmente, existem diversas versões e contribuições à filosofia original, mediante acréscimo de outros S e interpretações diversas, que, porém, mantêm a coerência com os princípios básicos.

Praticar os 5S é praticar "bons hábitos" ou "bom senso". Apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicação, sua implantação efetiva não constitui uma tarefa simples, porque a essência dos conceitos é a promoção de mudança de atitudes e hábitos das pessoas pela convivência e experiência ao longo de suas vidas. As atitudes e hábitos decorrentes da prática dos 5S vão se chocar com os hábitos e atitudes incorporados à maneira de cada um agir.

O método é chamado de 5S porque, em japonês, as palavras que designam cada fase de implantação começam com o som da letra S. Cada “S”, corresponde a um “senso”, e para a execução e êxito do 5S, é importante compreender o significado da palavra “senso” e de cada um dos cincos sensos propostos pelo programa. Segundo definição apresentada pelo Dicionário Michaelis, senso é: “Faculdade de julgar, de raciocinar; entendimento. Siso, juízo, tino. Sentido, direção. Senso comum: modo de pensar da maioria das pessoas”, ou seja, este conceito remete à importância do envolvimento de todas as pessoas. Vamos ao significado de cada “S”:

SEIRI - Senso de utilização: Também conhecido como Senso de Descarte, esse senso aborda basicamente quanto a utilidade, ou seja, separar as coisas úteis das inúteis, dando um destino adequado para aquelas que, no momento e no ambiente atual, não são mais necessárias. Ao definir que algo é inútil não significa que poderá ser jogado fora, e sim que no momento não tem utilidade naquele local específico.

SEITON - Senso de ordenação: Neste senso a proposta é avaliar e repensar sobre como tudo está organizado e disposto na fazenda, de forma a encontrar um lugar para cada coisa e manter todas as coisas sempre em seus devidos lugares. Esta etapa do Programa é a que mais contribui para o "gerenciamento visual". Também é conhecido como senso de organização, sistematização ou arrumação.

SEISOU - Senso de limpeza: Terminada a etapa do senso de utilização, ficou no local somente o útil, e está tudo em seu devido lugar. Mas e as condições? Esta etapa trata de limpar minuciosamente e cuidar do ambiente de trabalho, para evitar sujeira, acidentes e desperdício, sendo uma oportunidade para realizar uma inspeção nos equipamentos e instalações.

SEIKETSU - Senso de higiene: Muito conhecido também como Senso de Saúde, este é o senso para melhorar a qualidade de vida e segurança das pessoas. São implantadas ações que visem tornar saudável e seguro o ambiente de trabalho, zelando pela mente e pelo ambiente, garantindo qualidade de vida.

SHITSUKE - Senso de autodisciplina: Autodisciplina ou Ordem Mantida,  significa autocontrole, nova atitude para ter e manter as habilidades de fazer as coisas certas. Rotinizar e padronizar a aplicação dos "S" anteriores. Ter perseverança para a manutenção da prática e das melhorias de cada etapa.

A filosofia 5S induz a quebra de alguns paradigmas, que por sua vez, implica mudança. Estas mudanças serão efetivas, se houver mudança comportamental, o que não acontece da noite para o dia, sendo necessário a mudança de hábitos pelas pessoas. Recorrendo novamente ao dicionário, tem-se que hábito é a “disposição adquirida por atos reiterados”, sendo esta uma das justificativas para a perseverança na implantação do programa, e que o período de implantação não deve ser rápido, mas também, não pode ser muito demorado para não desestimular as pessoas.

Por que implantar o Programa 5S?

O Programa 5S é uma boa opção de auxílio na implantação de outros programas de gestão, porque melhora o moral das pessoas, incentiva a mudança cultural, reduz índices de acidentes, sendo também um exercício de administração participativa. É visto como uma ferramenta que oferece uma base consistente e que proporciona a todos seus integrantes o conhecimento necessário para o desempenho adequado de suas funções, resultando em produtos e serviços com melhor qualidade. Proporciona esse embasamento por ser um programa integrado, onde seus sensos agem interligados, proporcionando resultados surpreendentes em todos os aspectos da vida das pessoas e do ambiente organizacional.

É também um programa que resulta num grande entusiasmo nas pessoas, o que contribui para o desenvolvimento pessoal e maior eficiência nas atividades auxiliando para a efetividade dos objetivos e metas organizacionais. Diversos resultados podem ser atribuídos à implantação de um programa 5S, entre eles destacam-se:

• Melhora a qualidade de vida das pessoas envolvidas, transformando o ambiente da fazenda, e a atitude das pessoas;
• Aumenta a produtividade da fazenda, por uma melhor gestão dos processos e diminuição de desperdícios, e redução de custos;
• Cria um ambiente onde todos se sentem melhor;
• Provoca mudança de comportamento;
• Estimula a melhoria das atitudes das pessoas;
• Promove a revisão de hábitos e costumes;
• Facilita a localização dos objetos;
• O ambiente se mantém mais limpo e organizado;
• As pessoas passam a se orgulhar daquilo que fazem;
• As relações interpessoais tornam-se mais saudáveis;
• Otimiza o tempo das pessoas;
• Contribui para a preservação do meio ambiente;
• Reduz as perdas com acidentes no trabalho;
• Reduz o retrabalho, aumentando a produtividade nas tarefas;
• Melhora a imagem da fazenda;
• Cria o hábito de medir tudo o que se faz.

Embora possa apresentar muitos dos resultados acima, a implantação do Programa 5S também pode ser comprometida por falhas, entre as quais destacam-se a falta de entendimento dos conceitos envolvidos, uso de uma metodologia inadequada para implantação, pressa na execução, ou então fazer os 5S para os outros.

Texto: Ricardo Ferreira Godinho , do Milk Point